Tugas Kelompok 1 Information Systems Concept
Kuliah BOL banyak berkutat dengan tugas, karena kuliah ini semuanya dilakukan secara daring. Salah satunya adalah tugas kelompok. Kali ini yang kubagikan adalah tugas kelompok 1 mata kuliah Information Systems Concept di Week 3 atau Sesi 4.
1. Artikel yang terbit melalui mendeley yang mengulas penggunaan sistem informasi berbasis komputer dalam organisasi. Jelaskan bagaimana peran aplikasi tersebut dan manfaat, dan kekurangnya bagi organisasi?
a. Septiana, Grasheela Vena, Yuli Haryanto, dan Adhityo Kuncoro, 2022, Seminar Nasional Riset dan Inovasi Teknologi (SEMNAS RISTEK), Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Indraprasta PGRI, Perancangan Sistem Aplikasi Arsip Data Menggunakan Java Pada Kantor Notaris Kabupaten Bogor, (p-ISSN:2527-5321).
Ringkasan:
Jurnal ini membahas tentang penggunaan aplikasi pengarsipan data klien berbasis java desktop yang digunakan untuk mengolah data dan melakukan pengarsipan data-data klien. Permasalahan yang ada pada Kantor Notaris Kabupaten Bogor ini adalah penginputan data klien yang masih manual sehingga mengurangi akurasi data pada database klien. Metodologi yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini adalah metode waterfall, bahasa pemrograman yang digunakan adalah Java, untuk tampilan menggunakan Netbeans, database yang digunakan adalah MySQL, tools dan editor yang digunakan ialah XAMPP for windows 3.2.4, Netbeans IDE 8.2.
Peran dan Manfaat bagi Organisasi:
Tujuan dibuatnya aplikasi arsip data yakni memudahkan dalam pengelolaan data klien dan memudahkan dalam pencarian data klien yang dibutuhkan terutama pada organisasi itu sendiri yaitu Kantor Notaris Siti Maemunah SH.,M.Kn Kabupaten Bogor. Adapun manfaat dari penelitian ini bagi organisasi diantaranya:
- Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengarsipan data klien;
- Mempermudah pencarian arsip baik secara fisik maupun non fisik;
- Memudahkan pembuatan laporan setiap bulannya; dan
- Mengubah sistem manual ke sistem komputerisasi.
Kekurangan:
Kekurangan pada pembuatan aplikasi ini perlu dilaksanakan pelatihan kepada sumber daya manusia yang akan mengoperasikan aplikasi ini sebelum diterapkan pada organisasi. Selain itu perlu juga diadakan sarana dan prasarana pendukung seperti komputer atau laptop untuk memudahkan pengoperasian aplikasi ini.
b. Farhan, Raden Ahmad, 2022, Seminar Nasional Riset dan Inovasi Teknologi (SEMNAS RISTEK), Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Indraprasta PGRI, Aplikasi Pengelolaan Aset Pada Lembaga Kemanusiaan PKPU, (p-ISSN:2527-5321).
Ringkasan:
Jurnal ini membahas tentang pembuatan aplikasi dalam mengelola aset pada lembaga kemanusiaan PKPU. Metode penelitian yang digunakan untuk menganalisis aplikasi yang dibuat adalah observasi langsung dan wawancara. Untuk tahap pembuatan aplikasi dimulai dari analisa kebutuhan, perancangan sistem, desain aplikasi dan pengujian. Metode pengembangan yang digunakan yaitu metode waterfall. Aplikasi ini menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database PostgreSql.
Peran dan Manfaat bagi Organisasi:
Tujuan utama penelitian ini adalah untuk merancang dan membuat aplikasi yang dapat membantu dalam pengelolaan data aset pada Lembaga Kemanusiaan PKPU. Manfaat penelitian ini adalah untuk memberikan solusi terhadap masalah yang dihadapi dalam pengelolaan aset pada Lembaga Kemanusiaan PKPU.
Kekurangan:
Kekurangan pada pembuatan aplikasi ini perlu dilaksanakan pelatihan kepada sumber daya manusia yang akan mengoperasikan aplikasi ini sebelum diterapkan pada organisasi. Selain itu perlu juga diadakan sarana dan prasarana pendukung seperti komputer atau laptop untuk memudahkan pengoperasian aplikasi ini. Kemudian diharapkan perlu ditambahkan versi mobile dari aplikasi ini sehingga memudahkan penggunaannya dimana saja dan kapan saja sehingga aset yang ada pada lembaga kemanusiaan PKPU dapat terpantau secara aktual.
2. Bisnis proses dari transaksi “GPA Mahasiswa” pada Learning Management System (LMS)
Proses bisnis dari transaksi “GPA Mahasiswa” dapat dideskripsikan dalam bentuk flowchart berikut ini:
F
Dalam proses bisnis pada flowchart tersebut mahasiswa akan diminta untuk login ke LMS menggunakan username yang telah diterima. Setelah memasuki tampilan dashboard LMS, mahasiswa bisa langsung melihat menu View All GPAs pada dashboard. GPAs yang diterima oleh mahasiswa merupakan pengolahan nilai dengan masing-masing bobot yang telah ditentukan seperti:
- Absensi : 10%
- Keaktifan Forum : 10%
- Tugas Kelompok : 15%
- Tugas Personal : 20%
- Kuis : 15%
- UAS : 30%
Nilai GPAs yang diterima dapat diajukan keberatan kepada dosen pengampu melalui email atau LMS. Dosen yang menerima pengajuan keberatan akan mengkaji ulang keberatan dan jika diterima GPAs akan diperbaharui. Bila tidak diterima maka pengajuan keberatan akan kembali ke mahasiswa. Jika telah selesai mahasiswa dapat keluar dari aplikasi LMS
3. Analisa implementasi dari Data, Informasi, dan Knowledge, dari case Alfamart
Alfamart adalah jaringan toko swalayan yang memiliki banyak cabang di Indonesia. Gerai ini umumnya menjual berbagai produk makanan, minuman dan barang kebutuhan hidup lainnya. Lebih dari 200 produk makanan dan barang kebutuhan hidup lainnya tersedia dengan harga bersaing, memenuhi kebutuhan konsumen sehari-hari.
Sebelum membahas implementasi pada Alfamart, berikut kami uraikan penjelasan data, information, dan knowledge yang diambil dari dataloop.ai:
a. Data
Data adalah fakta yang dikumpulkan dan disimpan bertujuan untuk dapat diakses di masa depan, dan data tidak berubah. Karakteristik dari data adalah:
1) Fakta
Data bersifat objektif, sesuai dengan kondisi apa adanya.
2) Dikumpulkan
Keberadaan data berarti ada seseorang yang melakukan pengumpulan data. Walaupun data itu sendiri bersifat objektif, namun proses pengumpulan data dapat bersifat bias.
3) Tersimpan
Data dapat disimpan dalam suatu media.
4) Akses
di masa depan Tujuan dari data adalah sebagai catatan tentang kejadian saat ini agar dapat dipergunakan di masa depan.
5) Tidak berubah
Data adalah fakta dan diharapkan memiliki integritas, artinya setiap kali data diakses seharusnya memiliki hasil yang sama. Data yang ada saat ini sebagian besar merupakan data digital yang tersimpan dalam media penyimpanan digital seperti hard drives.
b. Information
Informasi adalah interpretasi secara subjektif terhadap data. Informasi menerangkan suatu kegiatan dalam menjawab pertanyaan What (apa), Why (mengapa), Where (dimana), When (kapan), Who (siapa), dan How (bagaimana).
c. Knowledge
Pengetahuan (knowledge) adalah keahlian atau pemahaman dalam menangkap informasi dari suatu fenomena.
Dalam proses bisnis Alfamart setiap transaksi akan mengumpulkan data. Ketika pelanggan berbelanja, petugas kasir akan mencatat barang belanjaan pelanggan di aplikasi mesin kasir. Data yang dikumpulkan seperti barang yang dibeli, jumlah barang yang dibeli, waktu pembelian, tempat pembelian, cara pembayaran, promo yang digunakan, dan informasi member pembeli. Data-data yang dikumpulkan ini juga terhubung ke data center, misalnya ketika petugas kasir men-scan barcode produk maka aplikasi kasir akan mencocokkan database referensi produk yang ada di data center.
Sebagai contoh, dari data yang dikumpulkan Alfamart dapat diperoleh informasi mengenai kegiatan yang berlangsung dalam rentang waktu tertentu, seperti hasil penjualan harian, bulanan, atau tahunan. Bisa juga diperoleh hasil penjualan di toko tertentu atau produk tertentu.
Dari informasi-informasi Alfamart dapat diperoleh berbagai pemahaman misalnya mengenai performa produk atau toko serta dapat dihubungkan dengan konsumen. Data penjualan produk dari waktu ke waktu dapat memberi pemahaman apakah produk tersebut mengalami peningkatan atau penurunan penjualan. Dengan pemahaman ini pihak manajemen dapat memuat keputusan apakah perlu membuat promosi terhadap produk-produk tertenu. Selain itu pembelian suatu produk dapat dikaitkan dengan produk lainnya pada konusmen yang sama, sehingga pihak Alfamart bisa memberikan saran pembelian untuk produk terkait bagi konsumen lainnya.
4. Hal yang diatur dalam kebijakan Privacy Issue Aplikasi Mobile BCA untuk setiap melakukan transaksi
Ada 4 kategori utama terkait transaksi yang diatur dalam kebijakan privasi mobile BCA, yaitu:
1. Registrasi
Kebijakan privasi mengatur kondisi dan persyaratan seperti apa yang harus dipenuhi agar seorang nasabah memiliki akses terhadap aplikasi mobile BCA serta mengatur ketentuan registrasi nasabah.
2. Penggunaan
Kebijakan privasi mengatur tatacara penggunaan aplikasi mobile bca secara keseluruhan. Diatur juga fitur-fitur apa saja yang tersedia dan dapat diakses oleh nasabah, serta mengatur akses seperti apa yang dimaksud bagi nasabah.
3. Pin, Kode akses, kode transaksi dan kewajiban nasabah
Kebijakan privasi mengatur pengertian yang dimaksud apa itu pin, kode akses dan kode transaksi. Kemudian diatur juga penggunaan yang boleh dan tidak boleh terkait pin dan kode akses tersebut. Selain itu diatur juga imbauan terkait keamanan dalam penggunaan dan penyimpanan pin atau kode akses.
4. Pemblokiran
Kebijakan privasi mengatur kondisi seperti apa yang menyebabkan akun seorang nasabah terblokir atau dicabut aksesnya. Selain itu mengatur tatacara penanggulangan apabila terjadi sebuah insiden yang menyebabkan akan terblokirnya akses.
5. Pengakhiran penggunaan
Kebijakan privasi mengatur kondisi-kondisi seperti apa yang dapat menyebabkan berakhirnya akses mobile BCA. Mengatur hak dan kewajiban nasabah maupun bank ketika akan mengakhiri akses nasabah.
5. Alasan Business Ethics sangat penting di implementasikan saat ini pada Organisasi Bisnis
Business ethics sangat penting dikarenakan kondisi pasar yang sangat dinamis dan terbuka. Dewasa ini sangat banyak kasus yang melibatkan konsumen/pelanggan dengan perusahaan dimana konsumen dikecewakan dan membawa kasusnya ke media sosial. Sehingga banyak dari perusahaan yang akhirnya harus menuai dampak negatif dari hal tersebut.
Beberapa kasus yang terjadi disebabkan oleh etika dari perusahaan sendiri. Contoh kasus yang terjadi pada perusahaan Es Teh Indonesia, yang mana perusahaan membuat sebuah produk yang ternyata memiliki kandungan gula yang sangat tinggi dan sebagai konsumen tidak diberikan opsi untuk mengatur kadar gula dari minuman yang dipesan, hal tersebut dapat meningkatkan risiko diabetes bagi pelanggannya. Kemudian pelanggan membawa kasusnya ke media sosial, sehingga ramai diperbincangkan.
Bukannya mendengar apa yang dikomplainkan oleh konsumen, pihak Es Teh Indonesia malah melakukan pembelaan dan membuat situasi semakin memburuk. Dampak negatifnya Es Teh mendapat sentimen negatif dari netizen Indonesia. Disini peran business ethics sangat penting. Karena apabila perusahaan sejak awal menerapkannya tidak akan terjadi seperti ini.
Adapaun business ethics yang seharusnya diterapkan oleh pihak Es Teh Indonesia adalah:
- Mencantumkan besaran kadar gula pada setiap minuman;
- Memberi opsi takaran gula bagi pelanggan;
- Menerima komplain dari pelanggan;
- Tidak melakukan pembelaan apabila ada kesalahan yang dilakukan.
6. Analisa Risk Mitigation dan Access Controls pada salah satu Aplikasi Start Up Indonesia
Pandemi yang kita hadapi saat ini sangat berpengaruh pada Perekonomi Indonesia. Untuk memenuhi kebutuhan Masyarakat pada saat pandemic, start-up Indonesia mulai banyak memenuhi permintaan customernya.
Risk Mitigation
Dalam menerapkan mitigasi risiko (risk mitigation) perusahaan mengambil langkah nyata terhadap risiko yang terjadi. Mitigasi risiko memiliki dua fungsi yaitu:
a. Menerapkan kendali untuk mencegah ancaman yang telah dikenali agar tidak terjadi kembali; dan
b. Mengembangkan cara pemulihan bila risiko benar-benar terjadi. Ada beberapa metode mitigasi risiko yang dapat diterapkan perusahaan. Tiga metode yang paling umum adalah:
a. Risk acceptance
Menerima risiko yang mungkin terjadi, tetap melanjutkan kegiatan operasi, dan menerima kerugian yang muncul. Sebagai contoh di Tokopedia memberi kesempatan kepada pembeli untuk meminta ganti kepada penjual bila barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang dipesan atau dalam kondisi rusak. Namun biasanya penjual memiliki persyaratan yang harus dipenuhi pembeli seperti harus mendokumentasikan unboxing barang. Bila pembeli tidak memenuhi persyaratan dan ternyata barang yang datang bukan dalam kondisi yang diinginkan, maka pembeli hanya bisa menerima risiko tersebut.
b. Risk limitation
Meminimalkan risiko yang diterima dengan melakukan kendali akibat dari risiko. Seperti disebutkan dalam website tokopedia.com Tokopedia memiliki fitur Dilayani Tokopedia. Dengan fitur ini barang-barang penjual disimpan di gudang milik Tokopedia, ketika penjual mendapat pesanan juga pengemasan barang dilakukan oleh pihak Tokopedia. Dengan fasilitas seperti ini risiko barang rusak atau pelayanan terlambat dapat diminimalkan.
c. Risk transference
Mentransfer risiko dengan cara alternatif untuk mengurangi kerugian. Selain dengan meminta ganti barang, pembeli Tokopedia dapat mengasuransikan pengiriman barangnya. Dengan begitu bila risiko barang rusak atau hilang saat pengiriman, pembeli tetap mendapat ganti rugi atas pembayaran barang dari pihak asuransi. Pihak penjual juga tidak tidak perlu membayar ganti rugi biaya pembelian kepada pihak pembeli sehingga tidak dirugikan.
Access Control
Pengertian access control menurut Rainer, Prince, dan Cegielski (2020) adalah salah satu bentuk kontrol keamanan terhadap sistem informasi yang bertujuan untuk mencegah orang yang tidak memiliki otoritas menggunakan informasi milik organisasi. Ada dua fungsi utama yaitu otentikasi dan otorisasi. Otentikasi berfungsi untuk memastikan identitas orang yang akan mengakses informasi. Sementara otorisasi menentukan hak akses orang yang telah diverifikasi identitasnya.
Aplikasi Gojek adalah salah satu startup di Indonesia yang memiliki berbagai fitur dan bermacam-macam akses user. Untuk mengkonfirmasi identitas pengguna, aplikasi Gojek menggunakan nomor handphone saat pengguna pertama kali membuat akun. Kemudian user dapat login ke aplikasi dengan Gojek dengan menggunakan nomor handphone dan password. Selain itu Gojek telah menerapkan multi factor authentication, di antaranya menggunakan one-time password (OTP), login link, dan smart login. OTP berfungsi sebagai pengaman tambahan, setelah login menggunakan password, user akan menerima OTP melalui SMS, user perlu memasukkan kode OTP agar dapat login. Login link mirip seperti OTP, namun pengguna akan menerima SMS berupa link untuk melakukan login. Smart login adalah fitur untuk login lainnya yang menggunakan data biometrik pengguna berupa pindaian wajah atau sidik jari.
Karena aplikasi Gojek memiliki banyak fitur, maka otorisasi yang diberikan kepada pengguna juga berbeda-beda. Masing-masing user hanya memiliki akses ke datanya masing-masing. Setiap pengguna juga hanya mendapatkan fitur sesuai peran yang dimiliki, misalnya untuk pengguna biasa maka hanya dapat membuat order, sementara pengguna driver dapat menerima order.
7. Pengertian Create Knowledge, capture knowledge, refine knowledge, store knowledge, manage knowledge, manage knowledge, dessiminate knowledge
Knowledge Management Systems mengacu pada penggunaan teknologi informasi untuk melakukan sistematisasi, menyempurnakan, dan mempercepat manajemen pengetahuan dalam perusahaan.
a. Create Knowledge
Pengetahuan dibuat seperti orang menentukan cara-cara baru dalam melakukan sesuatu atau mengembangkan know-how. Kadang-kadang pengetahuan eksternal dibawa serta.
b. Capture Knowledge
Pengetahuan baru harus diidentifikasi sebagai sesuatu yang berharga dan diwakili dengan cara yang wajar.
c. Refine Knowledge
Pengetahuan baru harus ditempatkan dalam konteks sehingga dapat ditindaklanjuti. Di sinilah kualitas tacit (wawasan manusia) harus ditangkap bersama dengan fakta-fakta eksplisit.
d. Store Knowledge
Ilmu yang bermanfaat harus yang disimpan dalam format yang semestinya dalam repositori pengetahuan sehingga anggota lain dari organisasi dapat mengaksesnya.
e. Manage Knowledge
Seperti perpustakaan, pengetahuan harus dijaga saat ini. Untuk mencapai tujuan ini, pengetahuan harus ditinjau secara teratur untuk memverifikasi bahwa pengetahuan itu adalah relevan dan akurat.
f. Dessiminate Knowledge
Pengetahuan harus tersedia dalam format yang bermanfaat bagi siapa saja dalam organisasi yang membutuhkannya, di mana saja dan kapan saja.
8. Kesulitan-kesulitan yang ditemukan dalam mengelola data
Kesulitan yang ditemukan saat mengelola data (managing data) adalah:
1. Data meningkat seiring berjalannya waktu. Banyak data yang harus tetap disimpan namun di sisi lain data baru terus bertambah dengan cepat.
2. Data berada di tempat yang berbeda-beda karena masing-masing penyedia data menyimpan data di tempat terpisah.
3. Data dihasilkan dari berbagai sumber, seperti: sumber internal, sumber Pribadi, sumber eksternal, dan data berbentuk clickstream data. Sumber-sumber data ini terus berkembang sepanjang waktu.
4. Semakin lama, kualitas data berkurang. Seperti pelanggan yang pindah alamat atau mengganti nama, perusahaan yang bangkrut atau dilikuidasi, perubahan jumlah karyawan, dan lain sebagainya.
5. Data dapat mengalami kebusukan (data rot). Ini berkaitan dengan tempat penyimpanan data yang bisa rusak karena suhu, kelembaban, atau terkena cahaya berlebih.
6. Data lama akan sulit diakses karena tempat penyimpanan yang tidak bisa diakses. Misalnya data yang masih disimpan dalam disket sulit diakses menggunakan perangkat zaman sekarang karena tidak ada hardware pembaca disket lagi.
7. Masalah terkait keamanan, kualitas, dan integritas data.
8. Tiap industri dan negara memiliki regulasi yang berbeda terkait data dan hal tersebut terus berubah.
9. Masing-masing divisi mengelola sendiri datanya sehingga ada kemungkinan data yang sama disimpan di berbagai tempat namun tidak saling terhubung.
10. Garbage in, garbage out. Perusahaan banyak berhadapan dengan data yang tidak terstruktur.
11. Big data.
Referensi
LECTURE NOTES Information System Concept Week 3: Introduction to Knowledge Management & Data and Knowledge Management
Rainer, Prince, Cegielski. (2020). Introduction to Information Systems, Supporting and Transforming Business Fifth Canadian Edition. 5. John Wiley & Sons. ISBN: 9781119613213.
Septiana, Grasheela Vena, Yuli Haryanto, dan Adhityo Kuncoro, 2022, Seminar Nasional Riset dan Inovasi Teknologi (SEMNAS RISTEK), Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Indraprasta PGRI, Perancangan Sistem Aplikasi Arsip Data Menggunakan Java Pada Kantor Notaris Kabupaten Bogor, (p-ISSN:2527-5321).
Farhan, Raden Ahmad, 2022, Seminar Nasional Riset dan Inovasi Teknologi (SEMNAS RISTEK), Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Indraprasta PGRI, Aplikasi Pengelolaan Aset Pada Lembaga Kemanusiaan PKPU, (p-ISSN:2527-5321).
https://dataloop.ai/book/data-information-knowledge/
https://www.kompasiana.com/adipandang/54f98100a33311f4548b4877/hirarki-datainformationknowledgewisdom-dikw-dalam-memahami-tingkatan-keilmuan-terhadap-fenomena-empiris-dari-fakta-menjadi-teori
https://seller.tokopedia.com/edu/dilayani-tokopedia
Posting Komentar untuk "Tugas Kelompok 1 Information Systems Concept"